Photobooth: o que estou realmente a pagar? // What am I actually paying?

[se não é fã de grandes leituras detalhadas, tem um infográfico no final deste artigo com o resumo do mesmo]

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Nos dias que correm, bom e barato é difícil de encontrar. Ou assim nos convencemos.

Muitas vezes o valor das coisas não estão à vista e podemos, consequentemente, considerar algo muito caro porque não temos conhecimento do que aquele serviço ou produto requer para ser bem feito.

Claro que se nos apresentam um valor de 600€ por um serviço de 4 horas uma pessoa se mete a fazer contas e rapidamente depreende que é «demasiado caro». Mas e se o serviço, apesar de para o cliente durar apenas 4 horas, nos bastidores for um trabalho de variadíssimas horas?

Hoje vamos desmistificar o que é que o cliente está, efectivamente, a pagar quando contracta o nosso serviço de photobooth. E, atenção, isto é a nossa realidade e metodologia, não significa que outros fornecedores do mesmo sector funcionem da mesma forma até porque o nosso serviço é bem diferente do que existe no mercado podendo, por isso, ser mais complexo.

First things first:

Antes da reserva (total: 3 horas)

Antes sequer de o cliente efectuar a reserva já nós estamos a trabalhar para ele (ainda que não directamente). A verdade é que se não o fizéssemos o cliente nunca nos encontraria em primeiro lugar. Isto pode traduzir-se em várias tarefas desde produzir conteúdo de qualidade (blog posts, vídeos, instagram stories, e por aí vai) a gerir as redes sociais, estudar marketing e publicidade, manter o website actualizado e simples de utilizar, procurar parcerias, etc

Só neste bocadinho podemos dizer que, para 1 cliente são cerca de 2 horas deste trabalho que é constante (feito diariamente).

A reserva (total: 2 horas)

O cliente encontra-nos e contacta-nos. A partir daí é efectuado todo um atendimento personalizado. Cada e-mail/mensagem é cuidadosamente redigido para cada cliente pois cada pessoa é única e tem necessidades e dúvidas específicas. Não utilizamos o mesmo e-mail para todos, acreditamos na individualidade.

Desde o pedido de informação inicial, fazer o acompanhamento, tirar todas as dúvidas, definir todos os detalhes como horários, local, pack escolhido, extras, redigir contracto, agilizar pagamentos, criar ficha de cliente, actualizar tudo o que seja planilha e são cerca de 2 horas (por cliente) só no processo de reserva.

Antes do evento (total: entre 4:30 a 7:45 horas)

Com um mês de antecedência do evento, é feito um apanhado geral não só junto do cliente mas também junto da nossa equipa. São pedidas as últimas informações, confirmados todos os detalhes e fala-se então do layout de impressão. Aqui são cerca de 30 a 45 minutos com troca de e-mails.

Uma semana antes do evento fazem-se os primeiros testes ao layout. É montado tudo no software, testa-se cores, luminosidade, consumíveis, luzes e a impressão em si. Cada evento tem de ser calibrado com base nas cores do layout. Desde montar o layout no software, calibrar impressora, câmera e computador/software demora 1 hora e meia.

Na véspera do evento fazem-se os últimos testes. Verifica-se se todo o material está operacional, limpam-se os adereços, confirma-se novamente todo os dados, planeia-se o dia seguinte com base no horário do evento. Demora-se aqui mais 1:30h a 2 horas

no dia do evento é preciso carregar a carrinha. Acondicionar bem todo o material para que não se danifique durante a viagem, tirar do atelier para o carro e fazer esta viagem inúmeras vezes até estar tudo bem arrumado. Dependendo do pack escolhido isto pode ir de 1H (máquina) a 2H30 (pack com cenário).

Se o cliente não nos fornecer alimentação temos ainda que preparar a marmita o que pode demorar cerca de 1 hora.

A deslocação: muito variável

No evento (total: entre 6:50 a 8:50 horas)

Uma vez chegados ao local do evento, é preciso contactar a pessoa responsável que nos irá indicar o local exacto de montagem. Investem-se uns jeitosos 15 a 20 minutos só aqui.

Já com o local bem definido, é preciso descarregar todo o material e levá-lo até onde será montado. Uma vez lá, é hora de montar e, acima de tudo, testar. Este último teste tem de ser feito antes do serviço ter início oficialmente por isso vamos também com antecedência para o efeito. Desde descarregar até ter tudo montado e testado já passou entre uma (se for máquina) a duas horas (se for pack com cenário).

O serviço tem então início à hora marcada. Dura 4 horas (ou mais, se o cliente tiver reservado horas extra).

Depois de todos já estarem animados e o serviço chegar ao fim, é hora de desmontar e colocar tudo novamente na carrinha (bem acondicionado). São mais 1H30 (máquina) a 2H30 (pack com cenário).

Deslocação: muito variável

Depois do evento (total: entre 2:30 a 4 horas)

Agora que já nos fizemos à estrada, sabe Deus por quanto tempo, é hora de chegar ao atelier. Chegados ao atelier temos ainda um longo caminho pela frente (seja que horas forem). É preciso descarregar a carrinha e arrumar todo o material. Uma luta que demora entre 1H (se for máquina) a 2H30 (se for pack com cenário).

Alguns dias depois, é hora de enviar todas as fotografias em formato digital aos noivos. Exportar tudo, comprimir, fazer upload e escrever o e-mail para o cliente demora por volta de 1 hora e meia.

Ufa, fiquei cansada só de escrever!

Se contabilizarmos tudo, podemos dizer que o pack base de alugar a máquina (sem cenário) requer aproximadamente 18 horas e cinquenta minutos de trabalho total enquanto que se for um serviço completo com máquina e cenário passa a um total aproximado de 25 horas e 35 minutos de trabalho total.

E nem estamos a incluir tempo de deslocação que é um factor variável nesta equação bem como a alimentação (fazer marmita) e horas extra que sejam contractadas.

Posto isto, se formos dividir 600€ por todas estas horas de trabalho facilmente percebemos que afinal não é assim tão caro. Tem valor e provavelmente vale até mais do que está a ser cobrado. É que desses 600€ (já com IVA!) apenas uma pequena parte vai efectivamente para os funcionários. O grande bolo acaba por ir para:

  • Deslocação (portagens, combustível, manutenção do veículo, etc)

  • Material (consumíveis, iluminação, etc)

  • Finanças (sabia que um trabalhador independente paga Segurança Social todos os meses mesmo que não tenha tido qualquer cliente durante esse mês?)

Mas amamos o que fazemos, poder fazer parte de um dos dias mais importantes na vida dos nossos clientes é extremamente satisfatório! Dá trabalho? Lá isso dá! Mas fazemos com gosto, de coração cheio e sorriso no rosto pois é um privilégio que nem todos têm!

Agora quando receberem o vosso orçamento, já terão uma ideia do tempo que o funcionário investiu para tornar o vosso dia fantástico e saberão efectivamente o que estão a pagar quando nos contractam.

These days, good and cheap is hard to come by. Or so we get convinced.

Often the value of things is not in sight and we can therefore consider it very expensive because we are unaware of what that service or product requires to be done well.

Of course if we are presented with a value of 600 € for a service of 4 hours a person gets into the math and quickly realizes that it is 'too expensive'. But what if the service, even for the customer lasting only 4 hours, behind the scenes is a work of many hours?

Today we will demystify what the customer is actually paying when he contracts our photobooth service. And, attention, this is our reality and methodology, does not mean that other suppliers in the same sector work the same way because our service is very different from what exists in the market and can therefore be more complex.

First things first:

Prior to booking (total: 3 hours)

Even before the customer makes the reservation we are already working for him (even if not directly). The truth is that if we didn't, the customer would never meet us in the first place. This can translate into many tasks from producing quality content (blog posts, videos, instagram stories, and so on) to managing social networks, studying marketing and advertising, keeping the website up-to-date, looking for partnerships, etc

Only in this little bit we can say that for 1 client is about 2 hours of this work that is constant (done daily).

The reservation (total: 2 hours)

The customer finds us and contacts us. From there a whole personalized service is made. Each email / message is carefully written for each customer as each person is unique and has specific needs and questions. We do not use the same email for everyone, we believe in individuality.

From the initial request for information, follow up, clear all doubts, define all the details such as times, location, chosen pack, extras, draft contract, expedite payments, create customer sheet, update all spreadsheet and are around 2 hours (per customer) only in the booking process.

Before the event (total: between 4:30 and 7:45 hours)

One month in advance of the event, a general overview is made not only with the client but also with our team. The latest information is requested, all details are confirmed and the print layout is then discussed. Here are about 30 to 45 minutes with email exchanges.

A week before the event the first layout tests are done. Everything is assembled in the software, testing colors, brightness, consumables, lights and the print itself. Each event must be calibrated based on the layout colors. From assembling the layout in the software, calibrating printer, camera and computer / software takes 1 hour and a half.

On the eve of the event the last tests are done. Verify that all material is operational, clean props, reconfirm all data, plan next day based on event time. It takes here another 1: 30h to 2 hours

On the day of the event it is necessary to load the van. Pack all the material well so that it does not get damaged during the trip, take it from the studio to the car and make this trip countless times until everything is well arranged. Depending on the chosen pack this can go from 1H (machine) to 2H30 (scenario pack).

If the customer does not provide us with food we have yet to prepare the lunch box which can take about 1 hour.

The displacement: very variable

At the event (total: between 6:50 to 8:50 hours)

Once we arrive at the venue, we must contact the responsible person who will tell us the exact mounting location. A nice 15 to 20 minutes is invested just here.

With the well-defined place, we must unload all the material and take it to where it will be assembled. Once there, it's time to assemble and, above all, test. This last test has to be done before the service officially starts so we will also be in advance for this purpose. From unloading to having everything assembled and tested, it has already gone from one (if it's a machine) to two hours (if it's a scenario pack).

The service then starts at the scheduled time. Lasts 4 hours (or more if customer has booked overtime).

Once everyone is excited and the service is over, it's time to take it apart and put it back in the well-packed van. It's more 1H30 (machine) to 2H30 (pack with scenery).

Displacement: Very variable

After the event (total: 2:30 to 4 hours)

Now that we are on the road, God knows for how long, it's time to get to the studio. Arriving at the studio we still have a long way to go (whatever time it is). We need to unload the van and pack up all the material. A fight that takes between 1 Hour (if it is machine) to 2H30 (if it is pack with scenario).

A few days later, it's time to send all digital photos to the newlyweds. Exporting, compressing, uploading, and writing the email to the customer takes about 1:30 hours.

Phew, I got tired just writing!

If we account for everything, we can say that the base machine rental package (no scenario) requires approximately 18 hours and fifty minutes of total work whereas if it is a full service machine and scenario it totals approximately 25 hours and 35 minutes of total work.

Nor are we including travel time which is a variable factor in this equation as well as the food (making lunch box) and overtime that are contracted.

That being said, if we are going to divide 600 € for all these hours of work we easily realize that it is not that expensive after all. It has value and is probably worth even more than what is being charged. Of those 600 € (23% VAT included!) Only a small part actually goes to the employees. The big cake eventually goes to:

  • Travel (tolls, fuel, vehicle maintenance, etc.)

  • Material (consumables, lighting, etc.)

  • Finance (Did you know that a self-employed person pays Social Security every month even though he or she had no clients during that month?)

But we love what we do, being part of one of the most important days in our customers' lives is extremely satisfying! Is it hard? Hell yeah! But we do it with pleasure, with a full heart and a smile on our face because it is a privilege that not everyone has!

Now when you receive your budget, you will already have an idea of how much time the employee has invested to make your day fantastic and will actually know what you are paying when you hire us.